Moderne Arbeitsplätze

Die Arbeitswelt wandelt sich – und damit auch die Anforderungen an Arbeitsplätze in modernen Unternehmen. Getrieben von den veränderten Erwartungen der Mitarbeiter, richtungsweisenden Technologien und zunehmend verteilten Teams in einem immer komplexeren Arbeitsumfeld, das auch eine zunehmende Qualifikationslücke im Bereich der Digitalisierung mit sich bringt.

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Wie muss der moderne Arbeitsplatz zukünftig aussehen

Die Mitarbeiter der Unternehmen verlangen heutzutage mehr und mehr nach Work-Life-Balance, Home-Office und sehen auch in digitalen Technologien die Chance die Wettbewerbsfähigkeit enorm zu steigern und somit den Arbeitsplatz zu sichern. Heimarbeitsplätze, verteilte Teams in Niederlassungen aber auch die immer mehr in die Unternehmen einziehende sogenannte „künstliche Intelligenz“, um z. B. Prozesse zu beschleunigen, zu automatisieren und Vorhersagemodelle zu erstellen, um schneller bessere Entscheidungen treffen zu können, schreien förmlich nach Veränderung. Je höher der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens, desto mehr Spaß an der Arbeit und dies wirkt sich positiv auf die Work-Live-Balance aus. Das Problem hierbei ist jedoch in den meisten Organisationen, das die Mitarbeiter zu wenig bis gar nicht in die digitale Transformation mit eingebunden werden und das fehlende Knowhow in diesem Bereich. Um das Ziel, den „Modern Workplace“ zu erreichen gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten.

Welche Möglichkeiten, unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße, sollten jedoch mindestens in Betracht gezogen werden?

Die Digitalisierung hat bereits unser Leben auch in den privaten Bereichen extrem verändert. Wir gehen nicht mehr in ein Reisebüro um unseren Jahresurlaub zu buchen – dies wird jetzt Online erledigt. Heutzutage wird der Lebenspartner online über Dating Portale gefunden und nicht mehr, wie früher, in der Diskothek, in der Bar oder in der Eisdiele. Bei der Kommunikation ist es privat oder beruflich Gang und Gebe, dass dies über WhatsApp oder Skype als Videotelefonie getätigt wird. Privat teilen wir Fotos und Videos über die sozialen Plattformen wie z.B. Twitter oder Facebook und im beruflichen Bereich werden über XING und LinkedIn neue Kontakte geknüpft. Unabhängig davon welches Endgerät benutzt wird oder wo wir uns gerade befinden, ermöglicht uns das World Wide Web uns digital zu vernetzen und private sowie berufliche Bereiche deutlich zu vereinfachen.

Digitalisierung - ein Trend?

Die Generation der z. B. Digital Natives und Millennials sind digital affiner als die Jahrgänge vor Ihnen. Ein Tag ohne digitale Kommunikation ist undenkbar. Digitalisierung ist für diese Generationen Alltag. Wie auch die Generation Z, die Jahrtausender, sind in die Digitalisierung hineingeboren aber auch für alle anderen wird das Thema immer natürlicher.
Die Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine grundsätzliche Veränderung in unserem Leben, wie einst die Elektrizität und die Industrialisierung, die uns den Wohlstand beschert hat.

Reifegrad der Digitalisierung

Um im Wettbewerb bestehen bleiben zu können und die Digitalisierung daher ein unbedingtes Muss ist, haben die meisten Unternehmen bereits erkannt. Es werden jedoch immer noch zu wenig Geschäftsmodelle digitalisiert oder neue Geschäftsfelder durch die Digitalisierung erschlossen. Die Entwicklungen bleiben in der Regel im Anfangsstadium und liefern bei genauer Analyse teilweise erschreckende Ergebnisse ab. Unabhängig von Branche und Größe des Unternehmens werden in der Regel nach wie vor E-Mail, Telefon und sogar noch das Telefax als Kommunikationsmittel genutzt. Idealerweise setzen jedoch viele Unternehmen bereits Office 365 ein und haben die herkömmliche Telefonanlage gegen Microsoft Teams getauscht. Der interne Austausch von Informationen, Dokumenten findet mittlerweile über Microsoft OneDrive und die Zusammenarbeit in Projekten über die Anwendung SharePoint statt. Der Austausch mit Kunden und Partnern, über die Unternehmensgrenzen hinaus, findet eher weniger statt - aus Angst vor Sicherheitslücken. Die Nutzung dieser Tools hat die Kommunikation in den Unternehmen enorm erhöht. Es wurde jedoch festgestellt, das zunächst die Arbeitsabläufe optimiert aber teils auch neu definiert werden müssen und dann das richtige Tool ausgewählt werden muss, um eine effektive Teamarbeit zu ermöglichen.
Die digitale Transformation war nie wichtiger als jetzt und die wirtschaftlichen Voraussetzungen waren nie besser als heute!

Wie sollte der „Modern Workplace“ aussehen?

Der „Modern Workplace“ ist kein moderner sondern ein digitaler Arbeitsplatz. Die Krux dabei ist, zeitgemäße und moderne Arbeitsweise mit den richtigen Technologien in Einklang zu bringen und an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Der Fokus bei der digitalen Transformation sollte daher auf die technologischen Entwicklungen und der Fragestellung wie der Mitarbeiter arbeiten möchte liegen. Es muss berücksichtigt werden inwieweit mit Kollegen, die nicht im Büro sondern z.B. im Homeoffice sind, zusammengearbeitet werden muss. Weiter muss beleuchtet werden, wie sich „liebgewonnene“ Anwendungen der IT-Infrastruktur entscheidend verändern. Technologien des digitalen Arbeitsplatzes müssen sowohl die persönliche Produktivität der Mitarbeiter erhöhen und Teams dazu befähigen mehr zu erreichen. Parallel dazu muss der individuell benötigte Freiraum gegeben sein, wann immer dieser benötigt wird.

Die wichtigsten Faktoren des „Modern Workplace“

Einer der Faktoren ist die künstliche Intelligence (KI), die den Mitarbeitern in Echtzeit relevante Daten liefert um bessere Entscheidungen treffen zu können. Tools für künstliche Intelligenz, z.B. Microsoft Excel mit Power BI, liefern den Benutzern Informationen zum richtigen Zeitpunkt, um das gesamte kreative Potential ausschöpfen und sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Ein ganz wichtiger Punkt ist die Vereinfachung des Teamworks. Unabhängig von Ort, Zeit, Endgerät und Browser müssen die Mitarbeiter gemeinsam Dokumente bearbeiten können, sich schnell über Chat austauschen und über weite Entfernung hinweg Videokonferenzen abhalten können. Office 365 mit Microsoft Teams ermöglicht Chats, Online-Besprechungen und Dateien an einem Ort für die nahtlose Zusammenarbeit.
Ohne Zweifel ist die Mobilität ein ganz wichtiges Kriterium für den modernen Arbeitsplatz. Der Mitarbeiter braucht heutzutage keinen festen Schreibtisch mehr. Dank des immer weiter fortschreitenden Breitbandausbaus, den leistungsstarken Endgeräten (Tablet, Laptop, Smartphone) kann mittels der digitalen Transformation unabhängig von Ort und Zeit gearbeitet werden. Dies gewährleistet den individuell benötigten Freiraum der Mitarbeiter.
Die Einfachheit ist ebenfalls ein grundsätzlicher Faktor. Die Komplexität der IT-Infrastruktur steigt enorm, die Technologien entwickeln sich mit rasantem Tempo weiter und die Bedrohungen durch Cyper-Angriffe werden immer tückischer – ganz zu schweigen von den immer höher werdenden Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter.
Die Merkl IT GmbH bietet mit seiner Lösung Virtual BackOffice | Hosted RemoteApp an, die Verantwortung für den reibunbgslosen Betrieb Ihrer Anwendungen und Arbeitsplätze durch seine Experten komplett zu übernehmen. Der Einsatz von Hosted RemoteApp erhöht die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter enorm. Standortunabhängiges Arbeiten, egal an welchem Endgerät, wird möglich. Der Betrieb der Lösung in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum, auf hochverfügbarer IT-Infrastruktur sowie die Absicherung gegen Bedrohungen von innen und außen stellen ein reibungsloses, flexibles und mobiles Arbeiten sicher. Die Pläne von Office 365 können ebenfalls als gemanagte Variante gebucht werden.

Modern Workplace mit Virtual BackOffice

Wir sind davon überzeugt, dass der moderne Arbeitsplatz hochsignifikant von den oben genannten Faktoren abhängt und als zentraler Punkt immer die Cloud steht. Virtual BackOffice | Hosted RemoteApp aber auch Microsoft Office 365 sind die Antwort auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung!