Effizientes IT-Outsourcing: Ihr Schlüssel zum digitalen Erfolg

Wir erklären Ihnen, warum für Unternehmen durch die Flexibilisierung der Mitarbeiter-Arbeitsplätze in der digitalen Arbeitswelt kein Weg mehr an IT-Outsourcing vorbeiführt.

Bis vor noch nicht allzu langer Zeit waren die Mitarbeiter noch gezwungen für die initiale Installation der Arbeitsrechner, Software-Updates oder zum Austausch der Hardware im Unternehmen präsent zu sein. Meetings, Besprechungen und Zusammenarbeit, z.B. gemeinsam in einem Projekt, mussten vor Ort in den Büroräumen der Unternehmen stattfinden. Die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt verlangen aber weitaus mehr Flexibilität, ortsunabhängiges Arbeiten, digitales Arbeiten und Innovation.
Die Pandemie hat dem „modernen Arbeiten“ zwar einen großen Schub gegeben, aber nicht alle Unternehmen und IT-Abteilungen sind den damit verbundenen neuen Herausforderungen gewachsen. Es fehlen die IT-Fachkräfte und die entstandenen neuen Aufgaben gehen weit über die des Kerngeschäfts der IT-Abteilungen hinaus. Zudem muss entsprechendes Knowhow aufgebaut werden.

Erhöhter IT-Aufwand durch Home-Office

Mit Corona ist die Anzahl der Home-Office Arbeitsplätze schlagartig auf 100% gestiegen und ist nach wie vor mit über 50% mittlerweile in den meisten Unternehmen fester Bestandteil der Arbeitskultur.

Dieser Wandel stellt die Unternehmen und IT-Abteilungen vor neue große Herausforderungen. Zum einen müssen Zugänge geschaffen werden, damit das Netzwerk des Unternehmens auch von außerhalb erreichbar ist. Die Mitarbeiter müssen nun an jedem Ort mit entsprechenden Updates für das Betriebssystem und Software, individuell benötigter Software, Berechtigungen, Zertifikaten und Sicherheitslösungen versorgt werden. Zum anderen benötigen die Arbeitnehmer einen technischen Ansprechpartner, der für Fragen und Anwenderprobleme zur Verfügung steht. Außerdem ist für die Unternehmen ein Spezialist notwendig, der die Standard-Prozesse definiert und verwaltet.

Auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit haben sich geändert und sind komplexer geworden. Öffentliche WLAN-Netzwerke und private Anschlüsse stellen ein hohes Risiko dar und bedürfen entsprechender Sicherheitsmaßnahmen, um das Risiko einer Cyberattacke auf das geringstmögliche Maß zu reduzieren. Die Online-Zusammenarbeit über entsprechende Kollaborationsplattformen, die mit dem „modernen Arbeiten“ einhergeht, bedarf besonderen Schutz, da Informationen zwischen verschiedenen Benutzern, Geräten und Netzwerken ausgetauscht werden. Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung, Schutz vor Datenverlust und die Sicherheit der Endgeräte sind nur einige der wichtigen Aspekte, die zwingend beachtet werden müssen und gleichzeitig muss die Flexibilität und Effizienz der Online-Zusammenarbeit erhalten bleiben.

IT-Outsourcing: Effizienz, Knowhow und transparente Kosten

Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel in der IT ist der beste Weg die Prozesse der Standard-IT an einen Service Provider outzusourcen, anstatt in den Aufbau des internen Knowhows oder in einen neuen Mitarbeiter zu investieren, der ggf. krankheitsbedingt ausfällt oder das Unternehmen bald wieder verlässt.

Ein spezialisierter Serviceprovider bringt das Knowhow, fundierte Erfahrung, etablierte Prozesse und notwendige Strukturen mit, die in den meisten Unternehmen in der Regel erst aufgebaut werden müssen. Die Spezialisten des Serviceproviders fungieren als „verlängerter Arm“ der IT-Abteilungen.

Die wichtigsten Gründe, die für IT-Outsourcing sprechen

Die Gründe, warum Unternehmen jeder Größe die IT auslagern bzw. outsourcen sollten, sind vielfältig:

Fachkenntnisse und personelle Ressourcen: Ein Serviceprovider bringt jahrelange Erfahrung mit und ist auf bestimmte Technologien und Fachthemen spezialisiert. Somit ist es gewährleistet, dass Anforderungen effizient erfüllt und innovative Lösungen eingesetzt werden. Die Unternehmen können auf dieses Fachwissen jederzeit zurückgreifen.
Risikominimierung: Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit gehören mit zu den wichtigsten Themen in der IT. Diese können aber aufgrund von Ressourcenmangel in den Unternehmen oft nicht so beachtet werden, wie sie es müssten. Ein Serviceprovider bringt Erfahrung und Fachwissen mit Security-Lösungen und Cyberbedrohungen mit. Im Fall eines Cyberangriffs können sehr schnell Maßnahmen ergriffen werden, wodurch die Sicherheit der IT-Systeme gewährleistet ist. Den Unternehmen wird geholfen, die Risiken im Zusammenhang mit der IT auf das geringstmögliche Niveau zu minimieren und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Fokussierung auf Hauptgeschäftstätigkeit: Die personellen Ressourcen sind in der Regel an die Kernkompetenzen und Hauptgeschäftstätigkeiten gebunden. Es bleibt wenig Zeit für Standard-Prozesse in der IT. Mit der Auslagerung dieser Prozesse an einen Service-Provider können sich die Mitarbeiter strategischeren Aufgaben widmen und auf das Kerngeschäft fokussieren.
Kosteneinsparung: IT-Outsourcing ermöglicht ein flexibles Abrechnungsmodell, wodurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Die Kosten für den Kauf von Hardware (Server) und Software mit den dazugehörigen Wartungsverträgen fallen weg. Die Infrastrukturkosten und die Gehälter der IT-Mitarbeiter werden reduziert. Volle Kostenkotrolle und Planbarkeit gibt es durch einen monatlichen Pauschalpreis. Es werden nur die tatsächlich genutzten IT-Services in Rechnung gestellt.
Flexibilität und Skalierbarkeit: Investitionen in die IT-Infrastruktur und in personelle Ressourcen fallen weg, sollte saisonbedingt der Bedarf steigen oder sich die Geschäftsanforderungen ändern und die IT sich diesen Änderungen sehr schnell anpassen muss. Um sich dem geänderten Bedarf anzupassen, können die Unternehmen Ressourcen hinzubuchen oder im Gegenzug auch jederzeit wieder reduzieren.

IT-Outsourcing: Die Merkl IT ist Ihr Partner

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