Moderne Arbeitsplätze
für die digitale Zukunft
Die Arbeitswelt wandelt sich – und damit auch die Anforderungen an Arbeitsplätze in modernen Unternehmen. Getrieben von den veränderten Erwartungen der Mitarbeiter, richtungsweisenden Technologien und zunehmend verteilten Teams in einem immer komplexeren Arbeitsumfeld, das auch eine zunehmende Qualifikationslücke im Bereich der Digitalisierung mit sich bringt. Nachfolgend unsere Gedanken zum Thema "Moderner Arbeitsplatz".
Mitarbeiter wünschen sich heutzutage mehr Work-Life-Balance, Home-Office und sehen in digitalen Technologien die Chance die Wettbewerbsfähigkeit enorm zu steigern und somit den Arbeitsplatz zu sichern. Neue Arbeitsmodelle, interdisziplinäre und verteilte Teams, Fachkräftemangel und neue Schlüssel-Technologien wie künstliche Intelligenz schreien förmlich nach Veränderung. Je höher der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens, desto mehr Spaß an der Arbeit. Dies wirkt sich positiv auf die Work-Life-Balance aus. Probleme hierbei jedoch sind, dass die Mitarbeiter oft wenig bis gar nicht in die digitale Transformation mit eingebunden werden sowie das fehlende Know-How in diesem Bereich. Beim Ziel einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen, gibt es verschiedene Schwerpunkte und Herangehensweisen.
Digitalisierung – nur ein Trend?
Die Digitalisierung hat bereits unser Leben auch in den privaten Bereichen extrem verändert. Wir gehen nicht mehr ins Reisebüro um unseren Jahresurlaub zu buchen – dies wird jetzt online erledigt. Den Lebenspartner sucht man nicht mehr wie früher in der Diskothek, im Supermarkt oder in der Eisdiele, sondern in der Dating-App auf dem Smartphone. Die Kommunikation erfolgt privat wie beruflich immer häufiger über Gruppen-Chats oder gar als Video-Call. Unsere Urlaubsfotos, Lieblings-Playlists und Kochrezepte teilen wir über die sozialen Plattformen und auch beruflich werden längst nicht nur neue Kontakte verknüpft, sondern Follower und Reichweite zur Vermarktung eigener Dienste oder Produkte generiert. Unabhängig davon welches Endgerät benutzt wird oder wo wir uns gerade befinden, ermöglicht schnelles und allgegenwärtiges Internet uns digital zu vernetzen und Informationen mit wenigen Fingertipps oder Klicks auszutauschen.
Die Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine grundsätzliche Veränderung der Art und Weise wie Werte geschaffen und konsumiert werden, wie es einst die Industrialisierung vorgemacht hat.
Bald sind wir alle #DigitalNatives
Die Generation der Digital Natives und Millennials ist im Umgang mit moderner IT affiner als die Jahrgänge vor ihnen. Ein Tag ohne digitale Kommunikation ist undenkbar. Digitalisierung ist für diese Generationen Alltag genauso wie auch für die Generation Z, die Jahrtausender. Diese ist in die Digitalisierung hineingeboren. Aber auch für alle anderen wird das Thema immer natürlicher. Schon bald werden in den Büros nur noch Menschen sitzen, die nur noch den Umgang mit modernen Technologien gewohnt sind und diese auch fordern.
Reifegrad der Digitalisierung
Dass die Digitalisierung ein absolutes Muss ist, um im Wettbewerb bestehen bleiben zu können, haben die meisten Unternehmen bereits erkannt. Es werden jedoch immer noch zu wenig Geschäftsmodelle digitalisiert oder neue Geschäftsfelder durch die Digitalisierung erschlossen. Die Entwicklungen bleiben in der Regel im Anfangsstadium und liefern bei genauer Analyse teilweise erschreckende Ergebnisse ab. Unabhängig von Branche und Größe des Unternehmens werden in der Regel nach wie vor E-Mail, Telefon und sogar noch das Telefax als Kommunikationsmittel genutzt. Idealerweise setzen jedoch viele Unternehmen bereits Microsoft 365 ein und haben die herkömmliche Telefonanlage gegen Microsoft Teams getauscht.
Der interne Austausch von Informationen, Dokumenten findet mittlerweile über Microsoft OneDrive und die Zusammenarbeit in Projekten über die Anwendung SharePoint statt. Der Austausch mit Kunden und Partnern über die Unternehmensgrenzen hinaus findet eher weniger statt – aus Angst vor Sicherheitslücken. Die Nutzung dieser Tools hat die Kommunikation in den Unternehmen enorm erhöht. Es wurde jedoch festgestellt, dass zunächst die Arbeitsabläufe optimiert, aber teils auch neu definiert werden müssen und dann das richtige Tool ausgewählt werden muss, um eine effektive Teamarbeit zu ermöglichen. Die digitale Transformation war nie wichtiger als jetzt und die wirtschaftlichen Voraussetzungen waren nie besser als heute!
Die wichtigsten Faktoren des Modern Workplace
Die Grundvoraussetzung für modernes Arbeiten ist eine digitale Datenhaltung. Die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, ist Trumpf. Doch alleine eine digitale Information ermöglicht noch kein effizientes Arbeiten. Anwendungen, Daten, Prozesse müssen über Schnittstellen integriert werden um schließlich eine Automatisierung von individuellen Tätigkeiten oder ganzen Geschäftsprozessen zu ermöglichen. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, sind folgenden Faktoren für den Erfolg einer Modern-Workplace-Strategie von entscheidender Bedeutung.
Künstliche Intelligenz: schneller, mehr
Die künstliche Intelligenz unterstützt Mitarbeiter nahezu in Echtzeit relevante Daten zu filtern, aggregieren oder aufzubereiten um bessere Entscheidungen treffen zu können, oder übernimmt wiederkehrende Tätigkeiten. Dafür werden beispielsweise Muster in großen Datenmengen erkannt oder durch maschinelles Lernen wiederkehrende Prozeduren, wie die Prüfung von Belegen in der Buchhaltung, automatisiert durchgeführt. Dafür bedarf es heutzutage keiner Super-Computer mehr. Selbst in bekannte Tools wie z.B. Microsoft Excel wird zunehmend künstliche Intelligenz integriert.
Verteiltes Arbeiten mit modernen Apps
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Vereinfachung des Teamworks. Unabhängig von Ort, Zeit, Endgerät und Browser müssen die Mitarbeiter gemeinsam Dokumente bearbeiten können, sich schnell über Chat austauschen und über weite Entfernung hinweg Videokonferenzen abhalten können. Microsoft Teams ermöglicht Chats, Online-Besprechungen und Dateien an einem Ort für die nahtlose Zusammenarbeit.
Ohne Zweifel ist auch die Mobilität ein wichtiger Faktor für den modernen Arbeitsplatz. Mitarbeiter brauchen heutzutage keinen festen Schreibtisch mehr. Dank des immer weiter fortschreitenden Breitbandausbaus und den leistungsstarken Endgeräten kann mittels der digitalen Transformation unabhängig von Ort und Zeit gearbeitet werden. Dies gewährleistet den individuell benötigten Freiraum der Mitarbeiter.
Zuletzt gilt es die stetig zunehmende Komplexität der IT-Infrastruktur vor den Anwendern zu verbergen. Funktionen müssen schnell und umkompliziert zu bewerstelligen sein. Bewerkstelligt wird dies durch moderne Apps und Interfaces, welche sich einfach, intuitiv, aber vor allem auch plattformübergreifend bedienen lassen.
Wie sollte der Modern Workplace aussehen?
Der Modern Workplace ist ein digitaler Arbeitsplatz, der sich vor allem durch effizientes Arbeiten auszeichnet. Die besondere Herausfoderung ist es dabei zeitgemäße und moderne Arbeitsweisen mit den richtigen Technologien in Einklang zu bringen und an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen, so dass diese optimal unterstützt werden. Der Fokus bei der digitalen Transformation sollte daher auf die technologischen Entwicklungen und der Fragestellung, wie der Mitarbeiter arbeiten möchte, liegen. Es muss berücksichtigt werden, inwieweit mit Kollegen, die nicht im Büro, sondern z.B. im Home-Office sind, zusammengearbeitet werden muss. Weiter muss beleuchtet werden, wie sich liebgewonnene Anwendungen der IT-Infrastruktur entscheidend verändern. Technologien des digitalen Arbeitsplatzes müssen sowohl die persönliche Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, als auch Teams dazu befähigen mehr zu erreichen. Parallel dazu muss der individuell benötigte Freiraum gegeben sein, wann immer dieser benötigt wird.
Modern Workplace mit der Merkl IT GmbH
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